放課後等デイサービスの実地指導や監査の準備と必要な書類について
放課後等デイサービスの実地指導や監査の準備と必要な書類について
放課後等デイサービスを運営していると、必ずやってくるのが実地指導。
実地指導のお知らせの書類が届くとびっくりし、どのような書類を確認したり、何を質問されるか心配になるでしょう。また、適正な運営をしているつもりでも、何かの基準違反に引っかかっているのではと不安になるかと思います。
私が勤務している事業所も最初の実地指導では書類の整理や見直し、運営方法の確認などでどたばたしたものです。
しかし、実地指導を必要以上に怖がる必要はありません。実地指導は運営の粗を探しに来るわけではなく、放課後等デイサービスが正しく運営されているか確認を目的としています。
殆どの放課後等デイサービスは正しく運営していると思いますので、実地指導で正しく運用が出来ているかのお墨付きをもらえるようなものだと思って大丈夫です。
では実際に実地指導に向けてどのようなことが必要か紹介します。なお、実地指導や監査は自治体により若干違うため、実地指導の際には各自治体の担当部署の内容に従う必要があります。
実地指導はいつ来るのか
通常の実地指導はいつごろ行われるのかは、正直自治体にもよりますが、2年から3年の割合でやってくることが多いです。新規に立ち上げた事業所や、法人内で始めての事業所の場合には、立ち上げから1年たたずにやってくることもあります。
同一法人で同一の管轄内に放課後等デイサービスの事業所が複数有る場合、法人内の複数の事業所を同日（実際には午前と午後などに分かれますが）に実地指導をする場合も有ります。
通常の実地指導の際には1～2ヶ月前に実地指導を行う旨の文書が事業所に届き、必要な書類や準備するものなどが記載されており、その書類の作成や準備を行うことになります。
なお、緊急行われる指導（監査）もあり、こちらは抜き打ちであったり、事前連絡無しで当日やってくることもあります。
余談として某県の話ではありますが、実地指導の際に担当者にどの程度で行っているかを確認したら「基本的には1年に一度は管轄地域の全施設を回りたいが、実際には手が回らないため2年から3年に一度ぐらいになってしまっている」と話していました。
放課後等デイサービスの実地指導と監査の違い
実地指導と監査、どちらも同じように捕らえがちですが、実際には全く別の目的を持っています。
実地指導
実地指導は放課後等デイサービスの事業所が、正しい運営を行っているかを確認しサービスの質の向上の目的と、支援給付の支給の適正化を目的としたものになります。この確認の際に問題点があった場合には改善を求められます。
監査
監査は放課後等デイサービスの運営において虐待の疑い、基準や法令違反の疑い、給付費の不正請求や不正行為が疑われる場合、実地指導の指摘の改善が見られない場合、複数の保護者などから問題点の通報があった場合、実地指導を正当な理由なく拒否した場合に行われます。
監査においては違反や不正などが認められた場合、それらを正すよう勧告が出されます。勧告を守らない場合にはその旨の公表や、勧告を正すよう『命令』が出されます。
命令を受けても改善が認められない場合には、事業所に対して一部やすべての効力を停止させる『指定の取り消し』や、給付費の返還などの行政処分を命じることがあります。
つまり、実地指導は「放課後等デイサービスの運営状況の確認」が目的、監査は「不正請求や法令違反などの疑いの確認」が目的となっています。
実地指導や監査の根拠
放課後等デイサービスへの監査や実地指導の根拠は、児童福祉法および、各自治体で定められている『福祉サービス事業者等指導及び監査実施要綱（指導監査要領）』『指導監査ガイドライン』などに記載されています。
これらの監査実施要綱や指導監査要領には、指導や監査を行う目的、指導の方針、勧告や命令に関することなどが定められているので、事業所が位置する自治体のものを見ておくとよいでしょう。
放課後等デイサービスの実地指導で必要な書類
放課後等デイサービスの実地指導では、事前に提出する書類と、実地指導当日に確認する書類があります。なお、自治体によってはここに記載した書類以外を必要とする場合があるので、実地指導前に通知される書類を確認しましょう。
提出書類
実地指導の際、事前に提出する主な書類になります。
自主点検表や指導監査調書
自主点検表や指導監査調書は実地指導前に放課後等デイサービス事業所内部で行うチェックリストです。基本的にはチェックをした自主点検表や指導監査調書を事前に提出し、当日はそれを元に確認をすることが多いです。
運営規定
放課後等デイサービスの運営を定めた規定です。
重要事項説明書
放課後等デイサービスを契約するに当たって、提供するサービスや契約の内容を説明するための書類です。
重要事項説明書以外にも、契約の際にサービス内容や利用料金などがわかる資料がある場合はそちらも必要になります。
勤務体系一覧表（勤務体制一覧表）
放課後等デイサービスの職員の勤務体系を記載した表になります。基本的に各自治体でフォーマットが用意されており、それに記載することになります。
勤務体系一覧表は実地指導月を記載する場合と、実際に実績のある月を記載する場合があるので確認が必要です。
組織体製図
それぞれの法人および事業所の組織体制図です。必要人員の配置や各種加算の対象となる人は職種や資格などの記載が必要になります。組織体製図は職員名簿で対応できる事もあります。
1つの法人で複数の事業所を経営しており、一人の職員が日によってそれぞれの事業所に勤務している場合にはその旨を記載し、人員配置に問題が無いかを確認しておきましょう。
個別支援計画（放課後等デイサービス計画）
実際に作成した個別支援計画書になります。個別支援計画書は定期的なモニタリングと見直しが必要になるため、モニタリングを行った際の記録と見直し前後の個別支援計画書を用意します。
また個別支援計画書は1人分だけでなく利用者3人程度の分を要求されることもあります。
個別支援計画書は実際に作成したものが必要になるため、本人や保護者の氏名その他個人情報等が含まれる場合には配慮する必要があります。
その他書類
その他の書類として、事業所へのアクセスマップ、事業所のパンフレット、実地指導当日に対応する職員の氏名と職位の一覧表などを要求されることもあります。
当日の確認書類
実地指導の当日に用意しておき、必要に応じて確認する書類になります。
職員の勤務に関する書類
職員の勤務の状況や実績に関する書類には『出勤簿やタイムカード』『シフト表』『雇用契約書』『労働者名簿』『賃金台帳』『健康診断の実施証明書』などがあります。
職員の資格に関する書類
職員の資格に関する書類には『資格者証や免状（コピーも可）』『実務経験証明書』『卒業証明書』などがあります。
各種加算に関する書類
それぞれの事業所が算定している加算に関する書類も必要になります。
児童指導員等加配加算なら人員の配置状況がわかる書類（勤務体系一覧表など）、福祉専門職員配置等加算なら算定に係る職員の配置割合がわかる書類など。
福祉・介護職員処遇改善（特別）加算に関してはそれぞれの各要件を満たしているかがわかる書類。（賃金体系、職務や職責に応じた任用用件、就業規則、昇格や昇給要件等）
会計に関する記録
国保連に給付費を請求した給付費請求書や給付費明細書の控え、過誤請求を行った際の控え。
保護者への請求書や領収書の控え、その他定められているおやつ代や実費請求を行った際の控えが必要になります。
運営の状態によっては事業所としての会計の帳簿や台帳などを確認されることもあります。
個別支援計画書
事前に提出したもの以外に、実際の個別支援計画書が必要になります。
個別支援計画書は子供の発達に合わせて、どのように改善させているかも確認されることがあります。
個別支援計画書だけでなくアセスメントの記録、モニタリングの記録、担当者会議の記録など関連する記録なども必要とされることもあります。
サービス提供の記録
サービス提供の記録のフォーマットは決まっておらず、それぞれの事業所において子供一人ひとりに実際に行った支援の記録になります。
支援内容を記載したノートやファイル、業務日誌、保護者との連絡帳でのやり取りの控え、パソコンやタブレットで記入した支援内容の電子データなどがサービス提供の記録に当たります。
支援した内容だけでなく、子供の様子、来所した時間や帰宅した時間（サービスを提供した時間）、送迎の有無、おやつや食事の提供、その他特記事項や加算に係る記録などが必要になります。
実績記録票
実績記録票で実際の利用の有無や欠席、送迎加算の有無などを確認します。実績記録表はサービス提供の記録と付け合せ、実際に利用の実態が有ったのかを確認されます。
また、実績記録表の控えに保護者からの確認印が全て押されているかも確認されます。
事業所平面図
事業所の各部屋とその面積、非常口や防災設備がわかる平面図が必要になります。
各種マニュアル
災害マニュアル、衛生マニュアル、送迎マニュアル、苦情対応マニュアルなど放課後等デイサービスの運営に係るマニュアルです。
非常災害への計画
消防計画、風水害への計画、地震時の計画など、想定される非常災害への計画書です。
各種計画は計画書にのっとり、避難訓練や設備の点検、災害用品の備蓄など、実際に運用されていることも必要になります。
避難訓練の記録
避難訓練を行った記録です。避難訓練は地震や火災だけでなく、事業所の立地条件を考え風水害、土砂崩れ、河川の氾濫などを考慮し、非常災害への計画に基づいて避難訓練を行う必要があります。
事故報告書等
事故が発生した際の報告書や対応した内容などをまとめたものです。放課後等デイサービスでは軽微なものも含めて必ず事故は発生するものなので、隠さずに必ず記録しておきましょう。
何ヶ月も運営していて事故が全く無いと、逆に『事故を隠しているのでは無いか』と疑われることもあります。
事故だけで無く、ヒヤリハット（インシデント）事例などもまとめておくと、今後の事故への注意にもつながります。
苦情処理
利用者や保護者から苦情があった場合には、苦情の内容とその対応した状況を記録しておきます。
研修の実施状況
各種研修を行った際や研修に参加した際には、その報告書や実施した状況などを記録しておきます。
身体的拘束や虐待防止に関するもの
身体拘束や虐待を防止するための取り決めや、その研修を行った内容を記録しておきます。
やむを得ず身体の拘束を行った場合には、その様子、時間、当事者の状況などを記録し、保護者に確認を得た旨が必要になります。
その他状況に応じた必要書類
その他状況に応じては次の書類が求められることもあります。
損害賠償保険加入証、送迎車両の運行記録や車検証等、協力医療機関の同意書、パンフレット、備品一覧表等。
実地指導の際には運営に関する書類や記録を直ぐに取り出せるよう準備をしておきましょう。
実地指導で確認されるポイント
次は実施指導で確認される主なポイントです。確認も実際に質問等でされる場合や、各種書類や記録を確認する中でチェックされます。
人員基準
- 必要とされる常勤職員が居り、定められた時間を勤務しているか。
- 非常勤職員の常勤換算で、必要以上の人員数が換算されているか。
- 専従の職員が他の職務に従事していないか。
- 管理者が必要とされる職務を行っているか。
- 管理者の兼務は適正か。
- 児童発達支援管理責任者が必要とされる職務を行っているか。
- 児童発達支援管理責任者の実務用件を満たしているか。
- 「児童指導員」「保育士」「障がい福祉サービス経験者」など配置すべき職員を配置しているか。
- 「児童指導員」「保育士」「障がい福祉サービス経験者」のうち1名以上は常勤であるか。
- 「児童指導員」「保育士」「障がい福祉サービス経験者」の半数以上は、「児童指導員」「保育士」であるか。
- 利用者に対し適切な職員数を配置しているか。
勤務体制
- 職員の労働条件や職務内容が明確化されているか。
- 職員と雇用契約が結ばれているか。
- 勤務表は作成されているか。
契約の手続き
- 利用に関する契約書が作成されているか。
- 契約書の内容が適切であるか。
- 契約は事業者と通所給付決定保護者で行われているか。
- サービス提供開始日や機密保持規定が記載されているか。
重要事項説明書
- 重要事項の説明を通所給付決定保護者に行い同意と署名を得ているか。
- 重要事項説明書の内容が適切であるか。
- 重要事項説明書は運営規定の内容と合致しているか。
契約支給量
- 契約時または契約更新時には、契約日や更新日（または契約終了日）、サービス内容、契約支給量を報告しているか。
- 通所受給者証に契約内容と契約支給量を記載しているか。
利用定員
- 利用定員が守られているか。（利用定員は指定基準であるため、給付費の減算にならない範囲の超過でも指定基準違反になることがあります）
- 災害、虐待、その他やむをえない理由で定員を超える場合にはその記録が残されているか
個別支援計画の作成
- 個別支援計画が作成されているか。
- 個別支援計画は関係者の意見を取り入れ、児童発達支援管理責任が作成しているか。
- 個別支援計画の内容や達成への期間が妥当であるか。
- 6ヶ月に1回以上の割合でモニタリングが行われているか。
- 個別支援計画およびモニタリングの説明を行い、保護者または本人から同意を得ているか。
サービス提供記録
- サービス提供記録がサービス利用のつど残されているか。
- サービス提供記録の内容が適正であるか。
- サービス提供記録に、その日の利用者の様子や支援内容、送迎の有無、おやつの提供などが記載されているか。
- サービス提供記録が利用者ごとに整理され保存されているか。
- サービス提供実績記録票に、利用のつど通所給付決定保護者からの確認印を得ているか。
利用者負担額の受領
- 受領している利用者負担額は正当であるか。（基本的に受け取れるのは「サービス費の１割」「おやつ代等の食費」「日用品費」「日常生活費」となっています）
- 金銭の支払いを求める場合には、事前に書面で説明し同意を得ているか。
- 金銭の支払いを受けたら領収書を発行しているか。
送迎に関するもの
- 送迎に使用する車両が適切に整備されているか。
- 送迎に関する記録が残されているか。
- 送迎の体制が不十分でないか。（複数人の子供を運転手一人で送迎していないか）
欠席に関するもの
- 欠席時対応加算を算定する場合、連絡の有った日、相談援助内容等を記録しているか。
給付費の通知
- 法定代理受領により各自治体から障害児通所給付費等の支給を受けた場合は、保護者に額を通知しているか。
- 利用者負担額が０円の利用者にも通知をしているか。
研修
- 各種研修（支援技術研修、マナー研修、事例検討、感染病予防対策、ヒヤリハット、個人情報保護等）の研修が行われているか。
- 研修実施の記録が残されているか。
非常災害対策
- 非常災害に関する消防計画や風水害計画が作成されているか。
- 消防法等に規定された設備が設置されているか。
- 関係機関への通報や連絡体制、地域住民との協力体制が整っているか。
- 避難経路や非常口は確保されているか。
- 定期的な避難訓練の実施とその記録が残されているか。
衛生管理
- 健康管理に必要な器具等を備えそれらを適切に管理していること。
- 感染症や食中毒の発生を防止する措置が備えられていること。
- 各種衛生管理のマニュアルを用意し、対処方法を定めていること。
身体拘束
- サービス提供時には本人または周囲の身体の保護のため緊急でやむを得ない場合を除き身体拘束を行っていないか。
- やむを得ず身体拘束を行った際には、その状況や様子、時間などを記録し、保護者に確認を得ているか。
虐待の禁止
- サービス提供時に虐待を行っていないか。
- 虐待防止のための措置（虐待防止に関する責任者の設置、虐待防止研修等）をとっているか。
機密保持
- 従業者や管理者は業務上知りえた、利用者とその家族の情報を漏らしていないか。
- 情報を漏らさない措置（退職後を含めた機密保持契約書、就業規則への記載等、パソコンやタブレットへのパスワード設定）をとっているか。
苦情解決
- 苦情解決の窓口が設置されているか。
- 苦情を受け付けた場合の対処方法、再発防止等が定められているか。
- 苦情に関しての調査や指導に従い改善を行っているか。
事故発生時の対応
- 事故発生時のマニュアルを定め、適切に対処できる体制が整っているか。
- 事故記録（ヒヤリハット、事故報告書）を作成し、原因の究明と再発防止を行っているか。
- 重大な事故の場合自治体や県、関連組織などに報告しているか。
記録の整備
- 事業者は、従業者、設備、会計などに関する記録を整備し保存しているか。
- 放課後等デイサービスのサービス提供に関する記録を整備し、5年以上保管しているか。
必要書類の掲示
- 事業所の見やすい場所に掲示が必要とされる書類が掲示されているか。（重要事項説明書、運営規定、勤務体制、協力医療機関）
- 職員が見られる場所に掲示が必要とされる書類が掲示されているか。（福祉・介護職員処遇改善（特別）加算のキャリアパス要件に関する書類等）
事業所や設備
- 事業所の設備は妥当であるか。
- 破損部位や危険と思われる場所は無いか。
- 衛生面や物品の整理整頓など清潔が保たれているか。
実地指導で問題点が発生したら
実地指導で問題点が発生した場合には、後日（1～2週間程度）に文書により指導結果が通知されます。
問題点も自治体にもよりますが、おおよそ30日以内に問題を改善し、改善報告書を提出して審査を受けます。
改善が不十分な場合には再度の改善が求められたり、再び実地指導が行われることもあります。
指定の取り消しについて
指導や監査で指摘を受けても是正を行わなかったり、組織的な不正請求や不正行為、説明に関しての虚偽答弁などを行った場合には、罰則として行政処分を受けることがあります。
行政処分には「指定の効力停止」「指定の取り消し」「給付費返還」「指定取り消しの公表」などがあります。
指定の効力停止には「指定の全部効力停止」「指定の一部効力停止（新規受け入れの停止など）」があり、期限も半年や3ヶ月など定められている事が多いです。
指定の取り消しについては放課後等デイサービスの指定を取り消されるため、今後の事業が行えなくなります。
給付費返還については不正を行っていた間の給付費を返還するほか、『児童福祉法第57条の2第2項』により返還させる額に百分の四十を乗じて得た額を支払う事もあります。
また、行政処分を受けた際には各自治体においてその内容が公告されます。
まとめ
放課後等デイサービスの実地指導の確認事項や、必要とされる書類等についてまとめてみました。
このページに記載されている内容は基本的なことであるため、実際の指導ではさらに多くの確認事項があったり、指導を行う自治体によって違う部分もあるため、実際の自治体で確認しておくとよいでしょう。
放課後等デイサービスの実地指導は適切にサービスの運用と提供が行われてるかを確認すすものになります。通常の運営を行っている事業所であれば、特に大きな問題は発生しないと思われるので、必要以上に怖がる必要はありません。
実地指導を受けることで自治体から適切に運営していると確認してもらえるので、意見交換も兼ねて協力し円滑な実地指導を行うことが重要になります。
参考資料
東京都：「指定障害福祉サービス事業所自己点検票」
神奈川県：「障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律等に基づく実地指導」
千葉県：「指導監査調書等ダウンロード」
埼玉県：「実地監査（実地指導）用自主点検表」
福岡市：「実地指導における主な指摘事項について（PDF）」
新潟市：「実地指導における主な指摘事項について（PDF）」
京都市：「障害児サービス・実地指導時準備書類」