放課後等デイサービスのミーティングや会議での情報共有内容
放課後等デイサービスのミーティングや会議での情報共有内容
放課後等デイサービスを運営していく中で、職員間で情報共有を行うことは重要な事のひとつです。
情報共有の方法もメール、掲示板、書類の回覧、など多くの方法がありますが、一番多いのは会議や朝礼時のミーティングだと思います。
では実際に会議やミーティング、ブリーフィングなどでどのような内容の情報共有や意見交換などを行えば良いのかまとめてみました。
ミーティングや会議で情報共有する内容
ミーティングや会議で情報共有をする必要がある主な事項を紹介します。なお、ここでは主に朝礼や活動前のミーティングを前提に書いています。
前日の申し送り
前日の活動の申し送りの再確認として「前日の活動」「良かったこと」「悪かったこと」「問題点や改善点」「事故やヒヤリハット」「引継ぎ内容」などを職員やスタッフ間で共有します。特に前日が休みなどで出社していなかった職員には重要事項を必ず把握してもらうようにしましょう。
問題点などは時間が経つと良い解決策や対策などが浮かぶことも多いので、重要な事項は定期的にミーティングの話題に出すことも必要です。
職員やスタッフの体調確認
放課後等デイサービスで働く職員やスタッフの体調確認を行うのも重要です。
実際に子供を受け入れる前に、スタッフの病気や怪我などの体調の確認を行い、体調が思わしくない人には本人が無理なく行える業務を担当してもらうようにしましょう。
良くあるのは「風邪っぽい」「足をひねった」「お腹の調子が良くない」「前日睡眠が取れていない」などです。子供の受け入れが始まってしまうと、対処が難しくなってしまうため、調子が悪い場合などは事前に薬を飲んだり、怪我などでは湿布などを貼るなどさせ、咳が出ていたりするスタッフには、子供に移さないようにマスクを着用させましょう。
送迎車両を運転する職員には、眠くなる副作用のある痛み止めや花粉症の薬などを服薬していないかを確認する事も重要です。
職員やスタッフの担当や配置
当日の職員やスタッフの担当や配置も決めておくことで、ミスや事故を防ぐことに繋がります。
配置にはそれぞれの事業所のシステムや行う活動内容によって違うと思いますが、送迎担当とその添乗者、事業所での受け入れ担当、活動でのリーダーや補助などです。
ご利用者に対して決まった職員やスタッフが担当として配置する場合には、その組み合わせなども確認しましょう。
また、前提条件として指定基準の人数の職員と職種が配置されているかも必ずチェックし、日報や管理簿などに記録をして残しましょう。人員配置の記録は監査や指導があった場合に証拠として必要になります。
活動内容
事前にスケジュールや予定表などで活動内容が決まっている場合には、活動内容の再確認を行いましょう。当日の利用者の状況や職員の配置状況で活動内容を決める場合には、利用する子供の人数、子供の特性や相性、活動時間の有無などから無理の無いペースで活動内容を決めましょう。
活動内容についても、職員やスタッフの動き、活動の順番や流れ、活動に必要な道具や用具などを職員全員が把握できるように情報共有を行います。
おやつの内容
おやつの内容については余り重視をしているところは少ないかも知れませんが、おやつも確認をしておきたいポイントの一つでもあります。
偏食が多い子供がご利用の際には学校の献立表を見て食べられるメニュー確認し、給食を食べることが出来無そうな日には、食べることが出来るおやつを用意したり、量を多くするなどの対応をします。
食物アレルギーを持っている子が居る場合にはその食物が使用されていないおやつを用意したり、食べ物を噛んだり咀嚼が難しい子供の場合には柔らかいおやつをセッティングします。
支援内容としてお箸やコップを使うという目標がある場合には、それらを使うようなおやつにする事も必要です。
送迎の確認
大多数の放課後等デイサービスでは送迎サービスを行っていると思います。送迎を行っている際には、誰が何処に利用者を迎えに行くかを決めて確認しておきましょう。
主に確認すべき事は 「使用車両」「運転手と添乗者」「送迎先」「ご利用者の人数と名前」「送迎のルート」などです。
送迎に関して送迎先やご利用人数などが多い場合には、送迎ルート図や運行表などを作って確認するとミスも少なくなります。
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利用する子供の確認
当日利用する子供の様子や状態の確認は必ず行うようにしましょう。
確認する内容は「利用人数」「子供の特徴や特性」「支援内容や療育プラン」「子供同士の相性」などです。
特に子供の特徴や特性は重要で、障害の内容、苦手な部分やできない事、得意なことや好きな事、トイレや食事の介助、課題や支援する内容、自傷行為や他害行為の有無とその対処方法、パニック時の対応、癲癇発作の有無と発作時の対応など多岐に渡ります。
また、体の不調の復帰後などは子供も本調子ではなかったり気分も不安定なことがあるので、特に注意が必要になります。
子供の利用人数に関しても定められた利用定員を超えていないかの確認をしましょう。
支援内容や療育方法の確認
個々の子供の支援内容や療育方法の確認は、児童発達支援管理責任者を中心に行います。
児童発達支援管理責任者は子供とその保護者にアセスメントを行い、ニーズや支援内容を確認し個別支援計画書を作っています。子供の支援内容が職員によりバラバラになり子供が混乱しないためにも、児童発達支援管理責任者の指示を受け個別支援計画書に沿った内容にします。
独自に行いたい支援や療育などがある場合には、その内容を児童発達支援管理責任者に報告相談し、児童発達支援管理責任者が確認した上で実施しましょう。
定期的なモニタリングや支援計画の変更などのためにも、子供が成長して伸びた部分や出来るようになったこと、逆にまだ難しい部分や継続して支援を行ったほうが良い点なども確認を行います。
また、場面や相性の問題などから担当する職員によって見せる表情や行動が違うこともあるため、珍しい行動や気になった点などは積極的に話題に出すようにしましょう。
その他事項
その他の事項として、職員やスタッフ間で情報共有しておく必要があるものは報告をしておきましょう。
主なものとしては「職員の休暇予定」「施設や事業所の予定」「会議や研修」「面談や見学予定」「国や県や自治体からの通達」「学校の行事」「保護者へ配布する書類の有無や集金」などでしょうか。
ミーティング議事録の作成
ミーティングで決定された事、話題に上がったことなど、重要と思われる事項はミーティングの議事録として残しましょう。
後々「あの話題いつ話したっけ？」となったり、参加していない職員への引継ぎや申し送りの資料としても使うことが出来ます。
また、監査や実施指導の際にも確認されることがあり、しっかりと職員間での情報共有を行っているという証拠にもなります。
まとめ
放課後等デイサービスのミーティングや会議で行うべき情報共有の主な内容をまとめてみました。
もちろん上記の内容で完璧というわけではないため、それぞれの事業所に必要とされる内容も確認するようにしましょう。
パートさんやバイトさんが多い事業所では出勤時間もばらばらで、全員で集まっての情報共有も難しいと思います。そのような場合には引継ぎノートを作成したり、管理者がそれぞれの職員に個別に内容を伝えるなどして、情報が届かないということが無いようにしましょう。